FUNGSI - FUNGSI MANAJEMEN

A . Perencanaan

Perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya. Merencanakan erarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia (Human Resources), sumber daya alam (Natural Resources), dan sumber daya lainnya (Other Resources) untuk mencapai tujuan. Suatu perencanaan adalah suatu aktivitas integrative yang berusaha memaksimumkan efektivitas seluruhnya dari suatu organisasi sebagai suatu sistem, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Bedasarkan definisi tersebut, perencanaan minimum memiliki tiga karakteristik berikut :

a. perencanaan tersebut harus menyangkut masa yang akan datang
b. terdapat suatu elemen identifikasi pribadi atau organisasi, yaitu serangkaian tindakan di masa yang akan datang dan akan diambil oleh perencana.
c. masa yang akan datang, tindakan dan identifikasi pribadi, serta organisasi merupakan unsure yang amat penting dalam setiap perencanaan.
 Batasan lain tentang perencanaan adaah memiliki dan menghubungkan fakta serta membuat dan menggunakan dugaan mengenai masa ang akan datang, untuk mencapai hasil yang diinginkan (Terry, 1975:140-142). Fungsi perencaan memiliki hubungan yang sangat erat dengan pengambilan keputusan.

Berikut ini aktivitas perencanaan :

1. Prakiraan (Forecasting)
 Prakiraan adalah suatu usaha yang sistematis untuk meramalkan / memperkirakan waktu yang  akan datang dengan penarikan kesimpulan atas fakta yang telah diketahui.

2. Penetapan tujuan (Establishing Objective)
 Penetapan tujuan merupakan suatu aktivitas untuk menetapkan sesuatu yang ingin dicapai melalui pelaksanaa pekerjaan.

3. Pemrograman (Programming)
 Pemrograman adalah suatu aktivitas yang dilakukan dengan maksud untuk menetapkan langkah-langkah utama.

4. Penjadwalan (Scheduling)
 Penjadwalan adalah penetapan atau penunjukan waktu menurut kronologi tertentu guna melaksanakan berbagai macam pekerjaan.

5. Penganggaran (Budgeting)
 Penganggaran merupakan suatu aktivitas untuk membuat pernyataan tentang sumber daya keuangan (financial resources) yang disediakan untuk aktivitas dan waktu tertentu.

6. Pengembangana Prosedur (Developing Procedure)
 Pengembangan Prosedur merupakan suatu aktivitas menormalisasikan cara, teknik, dan metode pelaksanaan suatu pekerjaan.

7. Penetapan dan Interprestasi Kebijakan (Establishing and Interpreting Policies)
 Penetapan dan Interprestasi Kebijakan merupakan suatu aktivitas yang dilakukan dalam menetapkan syarat berdasarkan mana manajer dan para bawahan akan bekerja.

Contoh dari Perencanaan :

Saat perkuliahan mahasiswa harus membuat Kartu Rencana Study (KRS), dalam hal ini mahasiswa sedang menyusun atau merencanakan mata kuliah yang akan di ambil pada semester tersebut.

B. Pengorganisasian

Apa yang dikatakan orang tentang organisasi tak ubahnya sebagai wadah dan alat untuk mencapai tujuan mereka yang didalamnya terdapat norma-norma yang harus dipedomani dan nilai yang peril dipegang teguh. Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk merealisasikan tujuan bersama. Berdasarkan definisi tadu jelaslah bahwa dalam suatu organisasi minimum mengandung tiga elemen yang saling berhubungan.

Ketiga elemen organisasi tersebut adalah :
1. sekelompok orang
2. interaksi dan kerja sama, serta
3. tujuan bersama

Ciri ciri Utama dari Organisasi :

1. Salah satu ciri utama dari suatu organisasi adalah adanya sekelompok orang yang menggabungkan diri dengan suatu ikatan norma, peraturan, ketentuan, dan kebijakan yang telah dirumuskan dan masing-masing pihak siap untuk menjalankannya dengan penuh tanggung jawab.
2. Ciri yang kedua adalah bahwa dalam suatu organisasi yang terdiri atas sekelompok orang tersebut saling mengadakan hubungan timbal balik, saling member dan menerima, dan juga saling bekerja sama untuk melahirkan dan merealisasikan maksud (purpose), sasaran (objective), dan tujuan (goal).
3. Ciri yang ketiga adalah bahwa suatu organisasi yang terdiri atas sekelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerja sama tersebut diarahkan pada suatu titik tertentu, yaitu tujuan bersama dan ingin direalisasikan.

Berdasarkan penjelasan tentang organisasi di atas, pengorganisasian (organizing) adalah pembagian kerja yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kesatuan pekerjaan, penetapan hubungan antarpekerjaan yang efektif di anatar mereka, dan pemberian lingkungan dan fasilitas pekerjaan yang wajar sehingga mereka bekerja secara efisien. Pengorganisasian juga dapat didefinisikan sebagai suatu pekerjaan membagi tugas, mendelegasikan otoritas, dan menetapkan aktivitas yang hendak dilakukan oleh manajer pada seluruh hierarki organisasi.

Prinsip – prinsip organisasi menurut G R Terry terdiri dari :

1.The objective (tujuan)

2.Auhhority and responsibility (wewenang dan tanggung jawab)

3.Delegation and authority (pelimpahan wewenang)

4.Assign the personal (penempatan tenaga kerja)

5.Sentralisasi dan desentralisasi

Oleh karena itu, dalam pengorganisasian diperlukan tahapan sebagai berikut:

a. mengetahui dengan jelas tujuan yang hendak dicapai
b. deskripsi pekerjaan yang harus dioperasikan dalam aktivitas tertentu
c. klasifikasi aktivitas dalam kesatuan yang praktis
d. memberikan rumusan yang realitas mengenai kewajiban yang hendak diselesaikan, sarana dan prasarana fisik serta lingkungan yang diperlukan untuk setiap aktivitas yang hendak dioperasikan.
e. penunjukan umber daya manusia yang menguasai bidang keahliannya
f. mendelegasikan otoritas apabila dianggap perlu kepada bawahan yang ditunjuk

Contoh dari Pengorganisasian :
pada sebuah Universitas ada hirarki mulai dari rektor hingga staff terendah, dan mahasiswa pun memiliki organisasi di setiap fakultas di universitas tersebut (BEM FE)

C. Pengarahan

Suatau pengarahan dapat diberikan berbagai batasan. Batasan tersebut dapat bersifat umum maupun spesifik, bergantung pada frekuensi kerja dan motif usaha yang dikembangkan. Secara umum, pengarahan dapat diberikan batasa sebagai suatu proses pembimbingan, pemberian petunjuk, dan instruksi kepada bawahan agar mereka bekerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Pengarahan berarti menentukan bagi bawahan tentang apa yang harus mereka kerjakan atau tidak boleh mereka kerjakan. Pengarahan mencakup berbagai proses operasi standar, pedoman dan buku panduan, bahkan manajemen berdasarkan sasaran (management by objective). Pengarahan merupakan metode untuk menyalurkan perilaku bawahan dalam aktivitas tertentu dan menghindari aktivitas lain dengan menetapkan perarturan dan standar, kemudian memastikan bahwa peraturan tersebut dipatuhi. Jadi pengarahan menentukan atau melarang jenis perilaku tertentu.

Beberapa kegiatan pada fungsi pengarahan :
1.Membimbing dan memberi motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja secara efektif dan efisien.

2.Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang pekerjaan

3.Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan

Contoh dari Pengarahan :

setiap divisi di sebuah Universitas memiliki tugasnya masing-masing yang saling terintegrasi, misalnya dosen bertugas mengajar murid dan dosen penguji sebagai penguji saat sidang skripsi berlangsung.

D. Pengawasan / Pengendalian

Dalam perencanaan, aktivitas organisasi, tujuan utama dan sasaran, serta metode untuk mencapainya ditetapkan denga jelas/ dalm pengendalian, mengukur kemajuanke arah tujuan tersebut dan memungkinkan manajer mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tersebut tepat pada waktunya untuk melakukan tindakan perbaikan sebelum penyimpangan menjadi jauh.

Pentingnya Pengawasan  :

Suatu prganisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.

Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :

• Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.

• Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

• Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

• Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.

• Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.

Pengendalian manajemen adalah suatu usaha sistmatik untuk menetapkan standar kinerja dengan sasaran perencanaan, mendesain sistem umpan balik informasi, membandingkan kinerja actual dengan standar yang telah ditetapkan, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan mengukur signifikasi penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan yang sedang diguk=nakan sedapat mungkin secara lebih efisien dan efektif guna mencapai sasaran perusahaan.

 Secara umum pengendalian yang efektif mempunyai karakteristik sebagai berikut :
a. Akurat (Accurate)
b. Tepat waktu (Timely)
c. Objektif dan Komprehensif (Objective and Comprehensible)
d. Dipusatkan pada Tempat Pengendalian Strategis (Focused on Strategic Control Points)
e. Secara Ekonomi Realistik (Economically Realistic)
f. Secara Organisasi Realistik (Organizationally Realistic)
g. Dikoordinasikan dengan Arus Pekerjaan Organisasi (Coordinated with the Organization’s Work Flow)
h. Fleksibel (Flexible)
i. Preskriptif dan Operasional (Prescriptive and Operational)
j. Diterima Para anggota Organisasi (Accepted by Organization Members)

Contoh dari pengendalian :
Kegiatan pengendalian terjadi pada anggota BEM yang mengendalikan olimpiade dan anggota FKK agar tidak keluar dari rencana yang telah ditentukan. Seperti :
mengendalikan jalannya olimpiade agar tetap tertib
mengendalikan arus keuangan yang keluar
mengendalikan peserta yang akan tampil agar tetap nyaman dan tertib
dan lain – lain.